|
| |
Imprimer ce texte 
Envoyer ce texte à un ami |
|
|
Gérer sans papier: un virage obligéPar Isabelle Boin-ServeauDans le monde de l’optique, le contexte économique, où prime une forte concurrence, oblige les bureaux à passer à la vitesse supérieure en intégrant un système issu des technologies de l'information et de la communication. Pourtant, certains redoutent encore ce passage, malgré l’existence de systèmes qui ont déjà fait leur preuve sur le marché. Au Québec, personne n’est à même de mesurer de façon exacte le nombre de bureaux d’optique informatisés. Cependant, les experts que nous avons rencontrés estiment que moins de 40 % ont déjà amorcé le virage informatique. Ce pourcentage ne tient pas compte des chaînes telles que New Look ou Iris, qui possèdent leur propre logiciel de gestion élaboré en fonction de leurs pratiques commerciales. SimPro1 Son nom fait référence à la simplicité et au professionnalisme. Stéphane Bédard, opticien à Laval, fait partie de la trentaine de clients à avoir adopté SimPro: « En 2002, j’avais déjà un logiciel en place et la conversion des données s’est faite sans problèmes. Mais ce qui était le plus important pour moi lorsque j’ai choisi l’éditeur du logiciel, c’est qu’il prenne en considération l’ensemble des besoins de mon entreprise », ajoute Stéphane Bédard, qui ne regrette pas son achat. La simplicité de l’utilisation et la mise à jour du logiciel tous les six mois sont parmi les facteurs qui lui paraissent primordiaux. À cela s’ajoutent le service technique et l’efficacité du technicien pour résoudre les problèmes. Gestionnaire avisé, Stéphane Bédard se réjouit de pouvoir personnaliser des envois promotionnels ou des rappels à ses clients. Avec trois postes dans le bureau et un autre dans le laboratoire, l’opticien a accès à ses fichiers clients et possède une interface pour les commandes en ligne : « C’est surtout vrai pour les lentilles cornéennes ou les verres, car pour les montures, on utilise la plupart du temps le télécopieur! » Emmanuel Naouri, d’Essilor Canada, note que « le marché de commandes en ligne progresse d’environ 10 % par an. » Les opticiens n’ont besoin que d’un accès Internet pour rejoindre le laboratoire par les sites de commandes Stockclub.ca ou essilor.ca. Au Québec, environ 40 % des bureaux d’optique utilisent ce service en ligne. Nous devrions donc atteindre le chiffre magique de 100% en moins de six ans! Mais la plupart des bureaux informatisés profitent d’une interface en réseau avec les plus importants fournisseurs pour faciliter les commandes et suivre ainsi l’inventaire. Roger Belhumeur, qui est professeur au collège Édouard-Montpetit et personne-ressource en informatique, assure parallèlement la maintenance et l’implantation du logiciel SimPro. Il considère que la protection des données est l’enjeu de demain pour les éditeurs de logiciel. « Tous les logiciels ont leurs forces et leurs faiblesses, mais le nôtre a le mérite d’assurer un service VIP. Et nous répondons en moins de trois heures aux demandes des clients¸», ajoute-t-il en précisant que l’opticien doit prévoir une période de trois mois pour l’implantation et une année pour se familiariser totalement avec les fonctionnalités du système. CliniCentral2 Pour Mylène Allary, opticienne chez Alain Larue à Joliette, le choix de l’éditeur s’est porté sur Scribe Technologies avec CliniCentral : « Nous l’avons depuis une année, mais je dois dire que nous n’utilisons pas encore toutes les fonctions. En fait, pour l’instant, cela facilite surtout notre recherche de fichiers clients. » Développé en collaboration avec l’École d’optométrie de Montréal, CliniCentral est la version commerciale de l’application OptoCentral. Guy Pilon, vice-président marketing de la compagnie, est aussi un des informaticiens qui a travaillé à l’élaboration de ce logiciel : « Grâce au développement réalisé pour répondre aux tâches du bureau d’optique de l’École d’optométrie, nous étions prêts en 2003 pour offrir une variante informatique aux bureaux privés. » Agenda électronique, gestion de fichiers clients, gestion des rendez-vous, envois des commandes et leur réception, caisse enregistreuse et facturation automatique, tout a été pensé pour faciliter les opérations et laisser tomber crayon et papier. « Ce système permet d’être relié à un système comptable et d’établir un inventaire en temps réel », ajoute Guy Pilon. Le soutien technique peut également être effectué à distance et Scribe Technologies assure aussi la conversion des données. L’installation clés en main est assortie de une à deux journées de formation pour le démarrage. Il peut en coûter aussi peu que 30 $ par mois, une fois l’installation complétée. Depuis avril dernier, CliniCentral a ajouté à son logiciel une fonctionnalité qui permettra l’arrimage avec le Système québécois d’information sur le médicament (SQIM), développé par la RAMQ. Ce nouveau module permet de présenter des profils médicamenteux à partir des ordonnances émises et complétées. La formation demeure souvent un frein pour ceux qui désirent s’informatiser. De nouveaux réflexes sont à acquérir et le personnel du bureau d’optique doit s’adapter au changement. Depuis deux ans, Gaston Boucher, responsable du regroupement d’achats Regard-Action, propose à ses membres, des opticiens indépendants, le logiciel CliniCentral. Parmi les raisons qui ont conduit Regard-Action à distribuer ce produit, Gaston Boucher évoque sa structure informatique : « Ce logiciel fonctionne sur une plateforme évolutive et les bases de données sont hautement sécurisées. » Pour l’heure, parmi les 160 membres de Regard-Action, on compte sur les doigts de la main ceux qui se sont lancés dans l’aventure CliniCentral : « Tout le monde ne voit pas encore le gain de productivité qu’apporte l’informatisation dans un bureau, mais la demande d’informations sur le système prouve que l’intérêt est là. » Et la demande est tellement forte que Gaston Boucher est en voie d’organiser des rencontres de formation pour les usagers : « Ce sera l’occasion de créer de nouveaux liens entre les membres et d’échanger leurs expériences. » Qui a dit que les machines brimaient les contacts humains? Optoclick3 En 2003, c’est la facilité d’utilisation qui a présidé au choix de Richard Giguère pour le logiciel Optoclick, implanté dans toutes ses succursales. Nadyne Bouchard, directrice des opérations professionnelles, ajoute que l’administration possédait son propre système informatique et qu’Henri-Claude Brière s’est chargé de la conversion des fichiers. Ce dernier, informaticien et opticien, a conçu ce logiciel en 1989 « parce que grâce à ma formation, je connaissais bien les besoins des bureaux d’optique. » Depuis ses débuts, plus d’une centaine d’opticiens ont fait confiance à Optoclick en adoptant un système dont les mises à jour se font une fois par an. Avec un autre informaticien, Henri-Claude Brière propose une installation adaptée à la situation de chacun : « Cela peut être pour l’opticien qui possède un ou plusieurs bureaux et qui souhaite gérer ses affaires à distance. En fait, je procède au cas par cas. » Henri-Claude Brière avoue que le coût moyen, équipements inclus, se situe aux alentours de 4 000 $. Mais là encore, tout est fonction du nombre de postes et des ajustements qu’il doit effectuer pour les besoins personnels de ses clients. Il est aussi le fournisseur d’une dizaine de bureaux d’optométristes qui utilisent OptoRAMQ. Optosys®24 Dans la famille des logiciels proposés en réseau, Optosys est sans doute l’un des premiers à avoir envahi le marché, non seulement au Québec, mais à la grandeur du Canada. Les Services optométriques inc. (SOI) proposent des logiciels de cliniques depuis sa fondation en 1983. La version actuelle, Optosys®2 a vu le jour en 2005. Carl Baillargeon, directeur marketing et publicité, ajoute que « le système n’est pas seulement adapté aux optométristes. Il traite l’ensemble des tâches et fonctions que comporte la gestion d’une clinique d’optique. » Au Québec, 196 cliniques utilisent ce système pour une centaine à travers le Canada. « Optosys2 est actuellement offert exclusivement aux membres de la SOI», précise Carl Baillargeon. Ses particularités, dont un accès direct aux commandes en ligne, en assurent le succès. Le logiciel d’Optosys®2 a été développé en tenant compte des meilleures pratiques d’affaires puisées dans l’expertise disponible au sein de l’ensemble du personnel du réseau SOI. Le système est donc étroitement lié aux besoins de gestion des cliniques d’optométrie. Son bassin d’utilisateurs assure aux clients que le logiciel continuera d’évoluer rapidement au gré des changements d’affaires et technologiques. En outre, les cliniques disposent d’une expertise de pointe couvrant l’ensemble des besoins informatiques, tels que les ventes d’équipement, les services d’installation, de formation, de consultation et le service d’après vente. Carl Baillargeon souligne que « les cliniques bénéficient donc de l’ensemble des compétences propres à un département informatique sans avoir à développer l’expertise à l’interne. » Horus®5 Optométriste à Pointe-aux-Trembles, Céline Charlebois a toujours utilisé l’informatique pour gérer sa clinique. Elle exerce sous la bannière Opto-Réseau inc., qui offre à ses membres le logiciel Horus®. Christine Breton, directrice générale d’Opto-Réseau, précise que ce système a été mis en marché au début des années 2000 : « C’est un produit en constante évolution et son développement est guidé par une équipe d’optométristes. » François Gendron, optométriste à Magog, fait d’ailleurs partie de ce comité d’optométristes : « Horus répond parfaitement aux besoins de notre pratique. » Dans son bureau, cinq optométristes, quatre opticiennes et deux ophtalmologistes se partagent 11 postes en réseau, rendant toutes les informations accessibles : « Grâce à son interface graphique, l’apprentissage est presque intuitif et donc, très facile pour tout le monde. » Outre les dossiers des patients, le carnet de rendez-vous, l’état de l’inventaire et la facturation (aux patients et à la RAMQ), « une section administrative permet la compilation des données sous forme de rapports. » La mise à jour s’effectue une fois par année. De plus, le logiciel ne se vend pas à proprement parler : « Notre réseau propose ce service sur une base de forfait annuel entre 800 $ et 1 000 $, selon les cas. » Au Québec, une vingtaine de cliniques, faisant partie de la centrale d’achats qui compte une quarantaine de membres, est équipée du logiciel Horus. Christine Breton constate d’ailleurs que « de plus en plus d’optométristes et d’opticiens optent pour notre réseau afin de bénéficier de tous les avantages que nous offrons à nos membres. » Céline Charlebois fait partie des usagers de logiciel qui utilisent tous les modules de ce système informatique, tout comme François Gendron, qui apprécie tout particulièrement les rapports d’inventaire pour effectuer ses achats : « Nous pouvons sortir un listing des produits que nous vendons mensuellement et ainsi mieux coller nos décisions d’achats à la réalité de notre clientèle. » Céline Charlebois se réjouit déjà de ce que l’informatique lui proposera dans un avenir rapproché. Et pourquoi pas un lien direct entre les dossiers des patients et les tests cliniques? Ou encore la possibilité d’écrire ses notes sur une tablette optique dont le contenu sera aussitôt transféré au dossier du patient? Une évolution à laquelle les informaticiens d’Opto-Réseau et les conseillers optométristes se préparent d’ores et déjà... De l’imagerie dans les bureaux Aujourd’hui, les écrans font leur apparition dans les bureaux d’optique, au grand bonheur des clients, qui sont de plus en plus familiers avec les appareils numériques et le traitement de l’image. Ils ne sont pas les seuls puisque, selon Jonathan Sabbah, directeur des ventes chez Optikam Tech Inc6, qui fabrique le sélecteur de montures Optikam, « environ 10 % des bureaux d’optique sont équipés d’un système digital. » Son système a le mérite d’être indépendant et d’une utilisation très simple. En fait, il s’agit d’un écran tactile et d’une caméra digitale de 7 méga pixels qui peut être branchée sur Internet. « Nos clients utilisent même l’écran, lorsqu’il n’est pas en service, pour afficher des promotions qu’ils auront gravées sur un DVD », ajoute Jonathan Sabbah. C’est en mars 2006 que le système Optikam a été présenté pour la première fois au Salon Vision Expo East à New York. Depuis, son succès ne se dément pas et la compagnie (dont le siège social est à Montréal) distribue son produit aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada. Chez Richard Giguère opticien, on vient de faire l’acquisition de cet outil d’aide à la vente et l’enthousiasme à son endroit est palpable, tout particulièrement en ce qui concerne la qualité de l’image. Yves David, opticien à St-Sauveur, est complètement séduit par le produit, qu’il a découvert l’automne dernier au Salon Vision Montréal : « J’aime la technologie et j’ai vite compris les avantages que je pourrais tirer de cet outil de vente. » Car les clients à fortes prescriptions peuvent enfin découvrir leur image et sélectionner objectivement leurs montures. Mais ce n’est pas tout! Yves David se souvient d’un client Suisse qui a dû changer sa monture brisée : « Il voulait avoir l’avis de son épouse. Je lui ai donc envoyé la sélection par courriel… C’est elle qui a finalement choisi depuis la Suisse! » Bien sûr, d’autres produits de ce type sont disponibles sur le marché, dont celui proposé par le photographe professionnel Doron Sussman, le kiosque TruLook7. Peut-on parler ici de gadgets? Certains opticiens auraient tendance à le croire et ne voient pas, a priori, de retour sur l’investissement, lequel, pour Optikam, avoisine les 3 500 $. Beaucoup d’opticiens, à l’instar de Diane Trépanier de Québec, envisagent très prochainement un passage à un système de gestion informatisé performant. Et certains aussi désirent équiper leur bureau d’une imagerie attrayante pour leur clientèle. Mais, comme le souligne Roger Belhumeur, « l’essentiel est d’être prêt » à se brancher ! 1Pour tous renseignements concernant SimPro, vous pouvez vous adresser à Roger Belhumeur au (514) 246-6485
|
